MAZUMA VALITSEE WorkForce Pro WP-4595 DNF:n

Tuore lähestymistapa toimistotulostukseen

MAZUMA VALITSEE WorkForce Pro WP-4595 DNF:n

Vuonna 2006 perustettu Mazuma tarjoaa edullisen ja yksinkertaisen kirjanpitopalvelun pienille yrityksille. Yrityksen perustajien Lucy Cohenin ja Sophie Hughesin ideoiman tilauspohjaisen palvelun avulla asiakkaat voivat lähettää paperityönsä Mazumaan erityiselle kirjanpitoryhmälleen, joka lähettää sitten tilit takaisin asiakkaille muutaman päivän kuluessa. Innovatiivisen viivakoodien seurantajärjestelmän avulla asiakas voi aina seurata paperitöidensä tilaa verkossa.

Mazuma: syntynyt tekemisen halusta

Lapsuudenystävät Cohen ja Hughes perustivat Mazuman kuusi vuotta sitten molempien ollessa vähän yli 20-vuotiaita. He aloittivat yritystoiminnan makuuhuoneissaan. Nykyään Mazumalla on 20 työntekijää ja toimisto Bridgendissä Etelä-Walesissa, josta he palvelevat tuhansia asiakkaita eri puolilla Britanniaa. Yritys on laajentunut myös Amerikkaan avattuaan satelliittitoimiston Salt Lake Cityssä, ja siitä on tulossa Britannian kaikkien aikojen suurin pienyritysten kirjanpitopalvelujen tarjoaja.

Mazuman perustaja ja kaupallinen johtaja Lucy Cohen kertoo yrityksen synnystä: ”Perustimme oman yrityksemme välttääksemme paperisodan sekä rakenteelliset ja hallinnolliset rajoitukset, jotka usein liittyvät kirjanpitotyöhön. Olin nähnyt ahdistuksen, jota isäni koki ennen vuosittaista käyntiään kirjanpitäjällä, joten näimme mahdollisuuden tehdä asiat eri tavalla ja olimme vakuuttuneita, että onnistuisimme.”
 

Toimistotilan tärkeys

Vaikka liiketoimintamalli, jossa kaikki materiaalit toimitetaan asiakkaille postitse ja verkossa, soveltuu hyvin etätyövoimalle ja poistaa kalliin toimistovuokran tarpeen, Mazuma ei valinnut tätä tietä. Cohen ja Hughes näkivät toimiston olennaisena tekijänä vahvan tiimin rakentamisessa yrityksen sisälle. Kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus takaa, että palvelusta ei tule pirstoutunutta ja prosessit toimivat sujuvasti. Se on tärkeää myös säännösten kannalta, sillä kirjanpitoalalla tietojen suojaus on erittäin tärkeää. Asiakastyöt eivät poistu yrityksen tiloista, ja kun ne lähetetään takaisin asiakkaille, ne sinetöidään yrityksen violetteihin kirjekuoriin, joiden viivakoodeja seurataan Mazuman järjestelmässä.

 

Kulujen pitäminen pieninä ilman oikopolkuja

Toimistotilojen mukana tulevat tavalliset kulut ja maksut. Kirjanpitäjänä Cohenin asenne tämän yritystoimintaosion hoitamiseen on käytännöllinen.

”On tärkeää valita oikea toimistoteknologia, joka on kustannus- ja energiatehokas, kestävä, ja hyvälaatuinen. Se tarkoittaa, ettei joudu jatkuvasti korvaamaan ja korjaamaan rikkoutunutta laitteistoa.”

Asiakirjojen tulostaminen todistuksia ja merkintöjä varten on ehdottoman tärkeää alalla, jolla huomio yksityiskohtiin ja tarkkaan talousanalyysiin on avainasemassa. Itse asiassa Mazumassa käytetään 25 000 paperiliuskaa vuodessa, mikä tarkoittaa 68:aa liuskaa päivässä (mukaan lukien viikonloput). Viime vuonna yritys kulutti yhteensä yli 2 000 euroa paperiin ja väriaineisiin. Siitä syystä Mazuman tulostuskustannukset ovat olennainen osa sen toimistokustannuksia, ja yrityksen pitää valvoa näitä kustannuksia mahdollisimman tarkasti. Cohen selittää:

”Kirjanpitoalalle, ja Britannialle yleisesti, paperittomuus ei vain ole vaihtoehto. Hyväksymme sen, mutta pyrimme tiukasti varmistamaan, että tulostamme mahdollisimman paljon aikaa, kustannuksia ja ympäristöä säästäen. Tiliraporteista tilikirjoihin ja markkinointimateriaaleihin fyysiset asiakirjat ovat Mazuman liiketoiminnan selkäranka.”

Täyttääkseen nämä tarpeet Cohen oli aiemmin investoinut lukuisiin lasertulostimiin, mutta ei ollut löytänyt mallia, joka voisi täyttää tulostemateriaalien laatu- ja määrätarpeet, joihin Mazuma nojasi. Vihdoin hän kääntyi mustesuihkutulostinmallin puoleen ja asensi kaksi Epsonin WorkForce Pro WP-4595 DTWF -yritysmustesuihkutulostinta, joita koko 20-henkinen henkilökunta käyttää tuhansiin tulosteisiinsa. WorkForce Pro on suorituskykyinen, pienikokoinen tulostin, joka on varustettu skannerilla, faksilla ja kaksipuolistulostusominaisuuksilla. Erittäin nopea monitoiminen mustesuihkutulostin tulostaa sivun 50 % halvemmalla, on nopeampi ja tarjoaa 80 %:n vähennyksen energiankulutukseen verrattuna kilpaileviin lasertulostimiin. On arvioitu, että verrattuna lasertulostimiin, joita Mazuma käytti aiemmin, WorkForce Pro säästää yritykseltä 25 % tulostuskustannuksista seuraavien kolmen vuoden aikana.

Cohen kommentoi tulostinta seuraavasti: ”Pienen yrityksen johtamisessa pyrimme pitämään kustannuksemme pieninä, mutta emme kuitenkaan voi tinkiä laadusta ja tehokkuudesta. Olin aiemmin yhdistänyt mustesuihkutulostimet kotitulostukseen. Nämä oletukset häipyivät Epson WorkForce Pron myötä. Säästöt, joita olemme nähneet sivukohtaisissa kustannuksissa ja energiankulutuksessa, ovat vakuuttaneet minut. Tämä voi kuulostaa vähäpätöiseltä, mutta mustepatruunaa kohti tulostettavien arkkien lisääntymisen kaltaiset asiat ovat tuoneet merkittävää rahallista hyötyä yritykselle.”

 

Tehokkaiden markkinointimateriaalien luominen

Sisäiseen käyttöön tulostettujen paperien lisäksi Mazuma tukeutuu laadukkaisiin tulostusmateriaaleihin kaikessa markkinoinnissaan ja asiakasviestinnässään. WorkForce Pro -tulostimen 4 800 x 1 200 dpi -tulostustarkkuus on tarkoittanut, että laite täyttää asiakkaille suunnattujen laadukkaiden tulosteiden tarpeen.

Cohen toteaa: ”Eräs suurimmista pulmistamme yritystoiminnassamme on yritysmallimme toiminnan selittäminen. Ihmiset eivät yksinkertaisesti usko, että tarjoamme palveluitamme alkaen vain noin 25 euron hinnasta. Sen takia hyvin merkityn asiakkaille ja mahdollisille asiakkaille suunnatun viestintämateriaalin merkitys on ratkaisevan suuri. WorkForce Pro on ollut täydellinen tähän tarkoitukseen tuottaessaan laadukkaita, värikkäitä markkinointituotteita, joten meidän ei tarvitse maksaa erikseen tämän toiminnon ulkoistamisesta kolmannelle osapuolelle.”

Cohen näkee väritulostuksen myös tärkeänä apuna hänelle ja Hughesille heidän päättäessään uusista kotisivujen muotoilumalleista. Yritys on parhaillaan suunnittelemassa kotisivujaan uusiksi, ja uusien sivujen mallista otetut väritulosteet auttavat näkemään vaihtoehdot selvästi.

Hän lisää: ”Noin 80 % Mazuman liiketoiminnasta tulee nykyään ihmisiltä, jotka löytävät meidät verkosta, joten on erityisen tärkeää, että sivustomme on juuri oikeanlainen. Yrityksen uuden sivuston ulkoasun suunnittelussa minua auttaa suuresti, että näen fyysiset tulosteet ja voin keskustella niistä Sophien kanssa. WorkForce Pron väritarkkuus on oleellista tässä prosessissa.”

 

Tottumusten kyseenalaistaminen

Kaikissa yrityksensä osatoiminnoissa yritysmallista brändättyihin, violetteihin paperitarvikkeisiin Cohen ja Hughes ovat kirjanpitoalan pioneereja, ja he ovat valmiita ottamaan tämän roolin iloisesti vastaan. Tämä asenne yltää myös heidän teknologiavalintaansa alan sisällä, minkä he uskovat auttavan saavuttamaan kilpailuedun. He uskovat tulostinvalintansa symboloivan sitä.

”Vaikka monet muut alalla käyttävät yhä lasertulostimia, me käännyimme mustesuihkutulostimien puoleen ja olemme nähneet parempaa laatua sekä kustannustehokkaampia tuloksia. Tämä osoittaa, että muutokselle on aina tilaa jopa tarkasti säädellyllä, perinteisellä alalla, kuten kirjanpidossa”, Cohen toteaa.