Teknologia mahdollistaa turvavälien säilyttämisen sekä turvalliset ja tehokkaat työpaikat

Epsonin blogitiimin kirjoittama artikkeli

Teknologia mahdollistaa turvavälien säilyttämisen sekä turvalliset ja tehokkaat työpaikat

Pohjimmiltaan työtilat ja toimistot ovat liikerakennuksia, joissa työntekijät suorittavat työtä, josta heille maksetaan palkkaa. Mutta jos toimistojen roolia tarkastellaan kokonaisvaltaisemmin, niiden voidaan todeta olevan paljon muutakin. Ne ovat paikkoja, joissa ihmiset viihtyvät ja tuntevat olonsa turvalliseksi, minkä ansiosta he myös kykenevät hoitamaan heille määrätyt tehtävät parhaalla mahdollisella tavalla. Useimmille tärkeä seikka toimistoissa on myös sosiaalinen yhteenkuuluvuuden tunne.

Koronapandemian vuoksi toimistojen on täytynyt mukauttaa toimintatapojaan. Monet yritykset ovat yrittäneet pitää toimistonsaa auki edes jossakin määrin. Osa siksi, että se on ollut liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta välttämätöntä, mutta myös työntekijöidensä henkisen jaksamisen tukemiseksi. Näin työntekijät eivät ole joutuneet luopumaan sosiaalisesta kanssakäymisestä kokonaan – vaikka se onkin ollut selvästi aiempaa rajatumpaa.  Tämän onnistumiseksi yritysten on täytynyt huomioida turvaväleihin liittyvät määräykset ja ottaa ne osaksi oman toimistonsa käytänteitä.

Eikä tämä ole aina ollut helppoa.

Turvavälien säilyttäminen on aiheuttanut muutoksia toimistojen tavanomaiseen arkeen. Monet yksinkertaiset tehtävät, kuten kahvin keittäminen tai asiakirjojen noutaminen tulostimesta, eivät enää ole itsestäänselvyyksiä vaan aiempaa hankalampia toteuttaa. Toimistojen turvallisuudesta ja laitteiden käytöstä vastaavien henkilöiden täytyykin nykyään pohtia tarkasti, miten ne toteutetaan turvallisesti.  

Tämä huolestuttaa myös työntekijöitä. Epsonin hiljattain tekemässä tutkimuksessa pureuduttiin tekniikkaan liittyviin odotuksiin, ja tutkimus osoitti, että kolme viidestä työntekijästä ajattelee yhteiskäytössä olevien laitteiden käytön vaativan sopeuttamista koronapandemian jälkeen. [1] Tästä voidaan päätellä, että työntekijät odottavat pandemialla olevan kauaskantoisia vaikutuksia ja että aluksi väliaikaisilta vaikuttaneet toimet saattavat hyvinkin jäädä pysyviksi muutoksiksi. 

 

Kosketukseton tulostustekniikka

Onneksi teknologia on pysynyt yhteiskunnan nopeasti muuttuvien vaatimusten tahdissa – etenkin mitä tulee tarpeeseen pitää kiinni turvaväleistä. Erilaiset teknologiat ovat nimittäin tehneet uuden normaalin sekä mahdolliseksi että helpoksi.

Yksi näistä teknologioista on kosketukseton tulostus. Modernien toimistojen syntyajoista lähtien tulostimet ovat toimineet kahvinkeitinten tapaan epävirallisina kohtaamispaikkoina, joissa ihmiset keskustelevat ja jakavat ideoitaan työtoveriensa kanssa.

Nyt kun toimistojen käytänteet on täytynyt uudistaa, kokoontumiset yhteiskäytössä olevien tulostimien luona ja samojen pintojen koskettaminen tulostustöiden saamiseksi ovat muuttuneet kaikkea muuta kuin suositeltaviksi toimintatavoiksi.

Epson tarjoaa Epson Print Admin -ohjelmiston avulla kosketuksetonta tekniikkaa, jonka ansiosta käyttäjät saavat tulosteensa ilman, että heidän täytyy fyysisesti koskettaa tulostinta. Tulostin tunnistaa henkilön, etsii asiakirjan suojatusta tulostusjonosta ja vapauttaa sitten kyseisen käyttäjän asiakirjat. Koska tulostustöiden vapauttamiseen tarvitaan kortti, käyttäjät voivat tulostaa asiakirjojaan vain, kun he ovat fyysisesti tulostimen luona. Näin tulostuslokeroon jää vähemmän noutamattomia tulosteita, mikä vähentää myös yhteisiä kosketuspintoja, kun työntekijöiden ei tarvitse selata läpi suurta kasaa tulosteita omansa löytämiseksi. Luottamukselliset tiedot pysyvät turvassa, kustannukset pienenevät ja organisaatiot pystyvät noudattamaan vaatimuksia.

Kuten parhaat tekniikat yleensäkin, myös Epsonin kosketukseton tekniikka mukautuu tarpeiden mukaan. Kyseinen tekniikka kehitettiin alun perin näkövammaisten työntekijöiden avuksi, mutta nyt sitä on alettu hyödyntää ratkaisuna meneillään olevan pandemian synnyttämiin huolenaiheisiin ja vaatimuksiin. Se on tekniikka, joka auttaa toimistoja pysymään tuottavina ja tarjoamaan työntekijöilleen turvalliset yhteiset työskentelytilat. Ja jos kaikki toimivat järkevästi ja pitävät kiinni vaadituista turvaväleistä, myös satunnaiset keskustelu- ja ideoiden jakamishetket voivat yhä olla mahdollisia tulostimien luona (tai ainakin niiden lähettyvillä).

[1] Eco-Values tutkimus, Epsonille ja IRISille tehty tutkimusraportti